top of page

Måste vi spara kvittot?

Här hittar du svaret.

  • Hur länge måste en faktura i pappersform sparas?
    En faktura som inkommit fysiskt måste arkiveras i pappersform i 7 år. Digitaliseras fakturan genom skanning kan den destrueras direkt, men måste arkiveras i 7 år digitalt. Tänk på att lagkravet om lättåtkomligt, överskådligt och säkert arkiv är gällande även om ni arkiverar digitalt.
  • Måste jag spara kvittot?
    Ja. Kvitton måste sparas fysiskt i 7 år. Digitaliseras kvittot genom foto eller skanning skanning kan det destrueras direkt, men måste arkiveras i 7 år digitalt. Tänk på att lagkravet om lättåtkomligt, överskådligt och säkert arkiv är gällande även om ni arkiverar digitalt.
  • Kan vi digitalisera allt arkiv?
    Både ja och nej. Detta är beroende på dokumenttyp och de olika lagkraven. Bokföringslagens krav om att digitalisera sin räkenskapsinformation (såsom kvitton och fakturor) är godkänt. Sedan den 1 juli 2024 kan sådana dokument destrueras direkt efter digitaliseringen, men arkiveringen måste ske enl. lagkrav om bevarande (digitalt) under 7 hela kalenderår. Tänk på att lagkravet om lättåtkomligt, överskådligt och säkert arkiv är gällande även om ni arkiverar digitalt.
  • När kan vi slänga våra räkenskaper?
    Oavsett om det lagras fysiskt eller digitalt kan materialet destrueras efter 7 kalenderår det vill säga år 8.
  • Vad gäller för kommun?
    Sveriges kommuner och landsting (SKL) har tillsammans med Riksarkivet utarbetat gallringsråd för kommuner, landsting och regioners utbildningsväsenden. Vilket innebär att samtliga kommuner skall inneha en dokumenthanteringsplan med tydlig gallringsrutin anpassad efter sin kommuns hanteringsplan. Detta kan skilja sig åt per kommun och dess riktlinjer däremot skall en hanteringsplan alltid innefatta vad som arkiverats, vart det bevaras samt vid behov redovisning av arkivets uppbyggnad.
  • Får vi arkivera i molnet?
    Både ja och nej. Om er molntjänstserver är stationerad inom landets gränser (Sverige) godkänns sådan lagringsplats. I övriga fall godkänns det inte. Detta p.g.a. att de flesta molnservrarna är en icke fastställbar landspunkt, vilket då går emot svensk bokföringslag.
  • Vad gäller vid arkivering av personalhandlingar? (HR)
    Anställningsavtal, HR-material, personuppgifter och löneinformation skall i regel sparas så länge anställningen pågår, och 12 månader efter avslutad anställning. Därefter 7 hela kalender år enl. bokföringslagen kap. 7. I vissa fall finns anledning att spara dylikt material under en längre tid.
  • Vad gäller vid konkurs?
    Skyldigheterna att arkivera är gällande även för ett företag i konkurs. Räkenskapsmaterialet ska arkiveras under minst sju år från utgången av det kalenderår då konkursen avslutades. I övrigt tillämpas 7 kap. bokföringslagen (1999:1078) Konkursförvaltaren har att i första hand verka för att konkursen ger bästa möjliga ekonomiska resultat för borgenärerna.
  • Hur länge måste ett avtal sparas?
    Arkiveringstiden baseras enligt bokförbokföringslagens krav om 7 år, från och med året efter avtalets giltighetstid upphört. Arkiveringstiden räknas från utgången av det sista räkenskapsåret som informationen avser. Det innebär att arkiveringstiden börjar först från året efter det att ett giltigt avtal upphör att gälla, och det oavsett avtalstidens längd. Så länge avtalet är pågående måste det vara bevarande.
bottom of page